EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’Institut assure la mise en œuvre des missions de collecte, catalogage, numérisation, conservation physique et numérique à des fins d’exploitation des collections audiovisuelles et issues du web médias. Elle porte également les missions de la Recherche ainsi que le développement et l’exploitation des technologies industrialisées par l’INA.

L’INA concentre également des compétences d’expertise, une vocation d’observatoire des médias, au service de l’excellence et de l’innovation. Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.

Mission

Assurer les travaux complexes de gestion administrative du Bureau des Voyages en lien avec le service de la comptabilité et les directions opérationnelles dans le respect de la procédure « voyage et règles de prises en charge de frais professionnels ».

Activités/Tâches :

Dans ce cadre, il/elle est amené(e) notamment à :

1/ Maitriser les travaux complexes de gestion administrative :

• Contrôler l’éligibilité des demandes de remboursements de frais professionnels (nature, plafonds, etc.) en accord avec la procédure Voyages et la délégation de signatures.

• Vérifier la conformité des justificatifs transmis ;

• Demander des éléments complémentaires ou rejeter la demande en cas de non-conformité

• Effectuer les demandes de création ou de modification de tiers à rembourser en lien avec le service comptabilité.

• Saisir les éléments de remboursements dans le SI Finances ; être attentif aux axes analytiques

• Contrôler et intégrer dans le SI Finances les factures de Taxis ;

• Respecter les délais de traitements

• Archiver les documents justificatifs

• Effectuer une veille réglementaire sur son périmètre d’activité, en particulier pour les indemnités kilométriques

• Assurer le cas échéant la suppléance de ses collègues gestionnaires

2/ Elaborer et actualiser un support de suivi de gestion (grille d’activités) :

• Effectuer un suivi de l’activité et alerter sa hiérarchie en cas de consommations anormales

• Transmettre les données nécessaires à la construction des indicateurs d’activité

Profil :

Justifier d'un diplôme supérieur (Bac+2/3) en gestion et administration ou parcours professionnel admis en équivalence.

Compétences

• Maitrise des techniques de gestion administrative

• Connaissance des procédures internes en lien avec les éléments traités (frais professionnels, frais de taxi…)

• Maitrise des outils de gestion (Armoni, GedDocubase)

• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint ...)

Aptitudes :

• Organisation, rigueur et méthode

• Qualités relationnelles

• Capacité d’initiative

• Sens de la confidentialité

• Sens de la relation client.